إدارة المستندات الإلكترونية للموظفين، والمختصرة باسم KEDO، هي نظام مبتكر لمعالجة وتخزين وثائق الموظفين باستخدام الوسائل الإلكترونية. حاليًا، يعتبر الانتقال إلى EDC طوعيًا، ولكن مع مرور الوقت قد يصبح إلزاميًا لجميع المنظمات والمؤسسات، ويجب أخذ ذلك في الاعتبار.

هل من الضروري التحول إلى KEDO الآن؟

إدارة الوثائق الإلكترونية للموظفين ينظمها القانون رقم 377-FZ "بشأن التوقيعات الإلكترونية" والقانون رقم 407-FZ "بشأن المحاسبة"، اللذين ينصان على القدرة على التوقيع على جميع مستندات الموظفين إلكترونيًا باستخدام التوقيع الإلكتروني. يؤدي ذلك إلى تبسيط عملية معالجة المستندات وتسريعها إلى حد كبير، كما يقلل أيضًا من احتمالية فقدانها أو تلفها.

إحدى المزايا الرئيسية لـ KEDO هي توفير الوقت والموارد للمنظمة

يمكن أن يؤدي التوقيع الإلكتروني وتخزين المستندات إلى تقليل الأعمال الورقية بشكل كبير وتقليل تكاليف طباعة الوسائط الورقية وتسليمها وتخزينها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استرجاع المستندات الإلكترونية والتحقق منها بسرعة، مما يزيد من كفاءة الموظفين في قسم الموارد البشرية. ومن المزايا الأخرى يمكننا تسليط الضوء على ما يلي:

• القدرة على التحكم ومراقبة تدفق المستندات. باستخدام النظام الإلكتروني، يمكنك تتبع حركة المستندات والتحكم في توقيت وتسلسل معالجتها. وهذا مهم بشكل خاص للامتثال لقوانين العمل، وكذلك لمنع الانتهاكات والأخطاء المحتملة.
• زيادة أمن وسرية بيانات الموظفين. يوفر التخزين الإلكتروني ونقل المستندات الحماية ضد الوصول غير المصرح به وتسرب المعلومات. ويتم إنشاء توقيع إلكتروني لكل ملف، مما يضمن سلامته وصحته. علاوة على ذلك، يسمح لك النظام الإلكتروني بتعيين حقوق وصول مرنة للموظفين لضمان المستوى الضروري فقط من الوصول إلى البيانات السرية.
• الامتثال للاتجاهات الحالية في تطوير تكنولوجيا المعلومات ورقمنة العمليات. في عالم يتحول فيه المزيد والمزيد من المؤسسات إلى إدارة المستندات الإلكترونية، أصبح استخدام EDC ضرورة للمؤسسات الحديثة.

في الختام، نود أن نقول مرة أخرى أن KEDO هو نظام فعال ومريح لمعالجة وتخزين وثائق الموظفين. يتيح لك تنفيذه تقليل العمليات البيروقراطية وزيادة كفاءة العمل وضمان أمان وسرية بيانات الموظفين. مع المتطلبات الحديثة للرقمنة في جميع مجالات النشاط، يعد الانتقال إلى EDC خطوة منطقية.